Bienvenue ! Voici à quoi servent les principaux onglets et comment les remplir. Selon votre rôle, certains onglets peuvent être en lecture seule (un bandeau 🔒 s'affiche : vous pouvez consulter mais pas modifier).
🛰 Veille & diffusion réseau
À quoi ça sert : repérer et garder une trace des nouveautés (réglementaires, métiers, pédagogiques, handicap) qui concernent notre activité d'organisme de formation, et décider quoi en faire. C'est aussi une preuve pour l'audit Qualiopi.
Comment saisir : cliquez sur « + Ajouter » puis remplissez : Date de parution, Type, Objet / source, Description, Impact pour PROFILSUCCESS, Exploitation / action, Référent(s) (à cocher — un ou plusieurs), Diffusion et Commentaires internes. Vous pouvez aussi cliquer sur « ⟳ Rechercher » : l'outil vous propose de nouvelles veilles à vérifier, dans l'espace « À valider ».
Ce que vous pouvez faire :- Valider une veille proposée (✓) pour la conserver.
- Créer une action à partir d'une veille (🎯) : vous choisissez si elle s'applique au réseau (commun) ou à une franchise précise ; elle part ensuite dans le Plan d'action, et la veille affiche un repère vert ✅ Action (que vous pouvez retirer avec ✕ — en choisissant de supprimer aussi, ou non, l'action dans le Plan).
- Envoyer ou joindre la preuve de diffusion aux consultants (✉).
- Filtrer par type, et cliquer « voir + » pour lire un texte en entier.
🎓 Formations & webinaires
À quoi ça sert : suivre les formations et webinaires suivis par l'équipe (montée en compétence continue). C'est une preuve Qualiopi de professionnalisation.
Comment saisir : cliquez sur « + Ajouter » puis remplissez : Date, Intitulé / thème, Date, Type (Formation, Webinaire, Visio réseau, Conférence…), Intitulé, Organisateur / intervenant, Thème / compétence développée, Consultant(s) concerné(s) (plusieurs possibles), Modalité (présentiel / distanciel), Preuve disponible, Retour / évaluation, Statut.
Ce que vous pouvez faire :- Trier automatiquement du plus récent au plus ancien.
- Filtrer par type ou par participant.
- Joindre la preuve soit en fichier (📁), soit en lien (🔗) — colonne « Preuve disponible ».
- Les formations portant le même intitulé sont regroupées sur une seule ligne, avec toutes leurs dates.
- Modifier (✎) ou supprimer (🗑) une ligne : les boutons restent visibles à droite du tableau.
✅ Suivi des franchisés
À quoi ça sert : lister et suivre les actions concrètes à mener dans chaque franchise : qui fait quoi, et pour quand.
Comment saisir : cliquez sur « + Ajouter » puis remplissez : Date, Action, Responsable, Statut (À faire / En cours / Fait), Échéance.
Ce que vous pouvez faire :- Mettre à jour le statut et l'échéance directement dans le tableau.
- Suivre l'avancement des actions d'un coup d'œil.
📋 Plan d'action et amélioration continue
À quoi ça sert : c'est le plan d'amélioration continue de la qualité : toutes les actions décidées (issues des audits, de la veille, des réclamations…) avec leur suivi jusqu'à la clôture. C'est une preuve Qualiopi centrale.
Comment saisir : cliquez sur « + Ajouter » puis remplissez : Code, Date, Franchise, Origine, Point en amélioration, Description, Gestionnaire(s) (à cocher — un ou plusieurs), Échéance, Statut. Une action peut aussi être créée automatiquement depuis une veille (bouton 🎯).
Ce que vous pouvez faire :- Suivre le statut de chaque action jusqu'à « Clôturée ».
- Trier par date.
- Retrouver l'action reliée à sa veille d'origine.
📚 Bibliothèques
À quoi ça sert : centraliser les documents du réseau, classés par catégories et sous-catégories, en gardant l'historique de leurs versions. Les documents sont présentés en lignes (tableau).
Ajouter un document : cliquez sur « + Document » au niveau d'une catégorie ou d'une sous-catégorie, nommez-le, puis joignez un fichier (📁) ou un lien (🔗). Vous pouvez aussi créer des catégories et sous-catégories, dont « Documents en cours de validation ».
Sur chaque ligne :- 👁 Voir et ⬇ Télécharger le document.
- 📁 Fichier / 🔗 Lien ajoutent une nouvelle version (l'ancienne est conservée).
- « 📚 n version(s) antérieure(s) » : dépliez pour revoir ou télécharger chaque version précédente.
- Le menu déroulant range le document dans une autre catégorie.
- Colonne Archive : « 📦 Archiver » grise la ligne et la place en bas de la liste (l'historique est conservé) ; « ↩ Réactiver » la remet en cours.
🗂 Registre de Suivi
À quoi ça sert : consigner et suivre les signalements, aléas, difficultés et réclamations (à choisir dans le menu « Nature ») jusqu'à leur clôture. Les actions correctives qui en découlent sont traitées dans le Plan d'action et amélioration continue.
Comment saisir : « + Ajouter » puis remplissez la fiche (nature, domaine, gravité, description, action corrective, responsable, dates, efficacité…). Gravité, Statut et Efficacité se changent aussi directement dans le tableau.
Bon à savoir :- Volet sensible (discrimination / harcèlement / violences) : n'inscrivez pas les détails ; utilisez une fiche confidentielle et n'indiquez que sa référence.
- Le bouton 🎯 crée une action corrective dans le Plan d'action à partir d'une fiche.
⚙ Paramètres (Admin)
Le bouton ⚙ en haut ouvre les Paramètres : gérer les utilisateurs & rôles, et régler pour chaque rôle et chaque onglet le niveau d'accès Masqué (onglet invisible) / Lecture (voir sans modifier) / Saisie (voir et modifier).
Depuis ce panneau, le bouton 📋 Listes & menus permet de personnaliser les valeurs des menus déroulants (types, natures, etc.).
💡 Astuce : dans un tableau, le crayon ✎ modifie une ligne et la corbeille 🗑 la supprime. Si vous ne voyez pas ces boutons, c'est que l'onglet est en lecture seule pour votre rôle.
